时间管理四代理论发展

时间管理的四代理论发展历程:

第一代:时间增加和备忘录

第一个阶段称为时间的单纯增加和备忘录,时间的增加是指时间不够用,而工作任务比较多的时候,就单纯的加班加点,延长工作时间。备忘录就是把所有要做的项目列出来,制成一个工作任务清单,做一件事,勾掉一件,以此种方法进行时间的分配和使用。它一方面是顺其自然,另一方面也会追踪时间的安排,备忘录管理特色就是写纸条,这种备忘可随身携带,忘了就要把它拿出来翻一下,如果今天一天结束完成了大部分的事情,就可以在备忘录上划掉,否则就要增列到明天的备忘录上,所以叫备忘录时间管理。

优点:

重要的事情变化时的应变能力很强,顺应事实,没有压力,便于追踪哪些代办事项。

缺点:

没有严谨的组织架构,比较随意,往往会漏掉一些事情,忽略了整体性的组织规划,有时候好像在应付状况或者在应付一些工作上的事情。

第二代:工作计划和时间表

第二个阶段称为工作计划和时间表,即在所有要做的工作任务开始之前,把清单列出来,在每一项任务之前定一个时间的期限,例如早晨8点-9点做什么,9点到10点做什么,每一项任务都有开始和结束的时间,在这个时间内完成规定的某项任务。田鼠和老鼠的区别,就是田鼠会先指定一个存储粮食的计划,再去按照计划一项项去做,有条不紊。

优点:

事先有计划,做想做的事情,具有追求效率的意识,工作效率明显提高。

劣势:

虽然有计划,但是计划没有目的性,虽然效率高,但是效益往往不明显。结果你会更加忙碌,甚至可能迷失方向,你很可能会成为一个非常忙碌的工兵或者一架不停工作的机器。

对于这种管理时间的人,它的人生目标和价值取向并不明确,只追求效率,不追求效益,即使有计划,也是盲目的,甚至有些计划就是浪费时间。

第三代:排列优先顺序以追求效率

当工作任务越来越多,多在规定的时间内没有办法彻底完成的时候,就要要求对时间管理的内容进行一定的更改,第一,对工作任务要做一些取舍,第二,对工作任务要排优先顺序,比如,先做那一件后做那一件,重点要做那一件,非重点要做哪一件,描述这个取舍和优先顺序的办法可以通过象限法进行,也就是四象限。

第四代:以重要性为导向,价值导向,目标导向,结果导向。

第四代时间管理的代表是时间管理的二八定律。意大利经济学家帕累托认为,万事万物都可以分成重点的少部分和一般的大部分,着就是通常所说的二八定律,即80%的结果源于20%的努力,也就是80%的结果是因为20%的关键因素所决定。所谓“打蛇打七寸,擒贼先擒王,好钢用在刀刃上”,用最有效率的时间去做20%最有效益的工作,在这段时间内,注意力要高度集中,一口气把事情干完,不要中间停止,从而达到一种高效率。同时,要调整生物钟,控制好工作的节奏,使得效能最高。

第四代时间管理的关键不在时间管理,而在个人管理,与其看重时间和事务的安排,不如把重心放在维持产出和是、产能的平衡上。

时间管理存在的误区:

1、宁愿去做事情,而不是去做正确的事情。

2、宁愿去解决问题,而不是创意性的去选择解决办法。

3、宁愿保持原来的做法和手段,而不是去优化、优选工作的流程和方法。

4、宁愿去被动的执行服从和遵守职务、而不是主动积极地进行创新求得最佳的结果。

三大观念:

第一是时间观念,第二是效率观念,第三是效能观念。对这三大观念的理解和把握,是时间管理的关键。

 1、时间观念:1小时与3年的关系

建立时间观念很重要,有了时间观念,才能利用琐碎的时间,才能把点点滴滴的时间珍惜起来。在人们的理解中,3年是一个很大的时间单位,而1小时则是一个常被忽略的时间单位,实际上,如果每天能节约出1个小时,则在人生70年的岁月中,就可以节约出3年的时间,时间观念的重要性由此可见一斑。

 2、效率观念:速度能使石头漂起来

所谓效率观念,就是要有速度。石头之所以能漂浮在水面上,如《孙子兵法》所言“疾也”,也就是速度很快的原因。

 3、效能观念:始终不偏离终极目标和结果,与人生奋斗方向相吻合

效能的观念就是不仅要衡量速度的快慢,还要考虑其他的因素。中国人习惯以效率衡量事物,而不常论效能,人们常常夸奖一个人做事很有效率,却很少夸这个人非常有效能。效能的概念,用毛主席的话来说,效率是代表“快”,效能代表“多、快、好、省”,即数量多、速度快、结果好、品质高、成本节约,也就是说,仅仅速度快不行,还要方向正确、结果良好、效果明显、成本又低,所以效能的概念始终不偏离终极目标和结果。在时间管理中,时间的效能和人生的奋斗方向和企业的终极目标要相吻合。效率与效能的关系犹如价格和性价比,效率就好比价格,而效能好比是性价比。效率是指“快”,而效能是指“多、快、好、省”;效率高就是价格便宜,即买这个货物所花的货币数量比较少,效能高是指单位货币内所获得的回报和价值比较大,即当人们去买大宗的物件,例如买电脑、买汽车、买家具的时候,不仅要注重价格因素,更看重性价比因素,不是越便宜越好,而是关注投入的钱和所获得的回报价值高低之间的比。同样的,在单位时间内,所获得的产值大小就是效率,而在单位时间内所获得的价值和回报的大小就是效能。

6个概念:

1、消费与投资:

消费与投资包含多个概念,时间如果用于工作、学习,就是一种投资,因为它是有回报的。如果用于陪家人聊天、外出旅游、无所事事、彻底放松,就属于消费,所以时间管理要多投资,少消费,达到投资和消费的平衡。

 2、机遇与选择

在时间管理中,要主动地选择,而不是被动地等待,主动可以导致机遇,等待则只能处于无奈状态,不能将人生时间使用的可能性发挥到极致。

 3、应变与制变

应变就是当问题发生时,去被动地做出反应;制变则是去控制住事情,能够主动地预先做出一些预防,让事情最大可能地朝着自己把握的方向发展

 4、效率与成效

在时间管理中,要有很高的时间利用率,而且时间利用的结果是可见的、是优质的、是与奋斗目标相一致的,而不是南辕北辙的结局。

 5、紧急与重要

 处理好紧要问题与重要问题的关系,具体做法如下:

 对于重要且紧要的问题立即处理;

 对于重要但不紧要的问题优先处理;

 对于紧要但不重要的问题最后处理;

 对于不重要也不紧要的问题则予以回避。

 6、反应与预应

当问题发生后,能及时做出反应,采取必要的措施。对于未发生的问题,则防患于未然,提前做出预防,使问题有良好的预警处理机制。

5大理论

6点工作法。

 该方法是效率大师艾维利向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的,它使这家公司用了5年的时间,从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业,艾维利因此获得了2.5万美元咨询费,故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。

这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序,分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始,先全力以赴做好标号为“1”的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴地做标号为“2”的事,依此类推……

艾维利认为,一般情况下,如果一个人每都能全力以赴地完6件最重要的事情,那么他一定是一位高效率人士。

 帕累托原则

这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如,总是那些20%的客户给你带来了80%的业绩,可能创造了80%的利润;世界上创造了80%的财富是被20%的人掌握着,世界上80%的人只分享了20%的财富。因此,要把注意力放在20%的关键事情上。

根据这一原则,我们应当对要做的事情分轻重缓急,进行如下的排序:

A.重要且紧急(比如救火、抢险等)——必须立刻做。

B.重要但不紧急(比如学习、做计划、与人谈心、体检等)——只要没有前一类事的压力,应该当成紧急的事去做,而不是拖延。

C.紧急但不重要(比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请吃饭等)——只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则,而不是把“重要”当成优先原则。其实,许多看似很紧急的事,拖一拖,甚至不办,也无关大局。

 D.既不紧急也不重要(比如娱乐、消遣等事情)——有闲工夫再说。

 麦肯锡30秒电梯理论

麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训:该公司曾经为一家重要的客户做咨询。咨询结束的时候,麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长,该董事长问麦肯锡的项目负责人:“你能不能说一下现在的结果呢?”由于该项目负责人没有准备,而且即使有准备也无法在电梯从30层1层运行的30秒钟内把结果说清楚。最终,麦肯锡失去了这一重要的客户。从此,麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚,凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为,一般情况下人们最多记得住一二三,记不住四五六,所以凡事要归纳在3条以内`。这就是如今在商界流传甚广的“30秒电梯理论”或称“电梯演讲”

 办公室美学

秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一种美感。简洁就是速度,条理就是效率。简洁和条理也是一种美,是一种办公室的美学、工作的美学。

我们应当养成如下良好习惯:

★物以类聚,东西用毕物归原处;

★不乱放东西;

★把整理好的东西编上号,贴上标签,做好登记;

★好记性不如烂笔头,要勤于记录;

★处理文件的3个环节:第一,迅速回复。

第二,迅速归档,以免文件弄乱或弄丢。

第三,及时销毁。没用的文件要及时处理掉,以免继续浪费空间和时间。

 莫法特休息法

《圣经•新约》的翻译者詹姆斯•莫法特的书房里有3张桌子:第一张摆着他正在翻译的《圣经•新约》译稿,第二张摆的是他的一篇论文的原稿;第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。
莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌,继续工作。

“间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现,连续几季都种相同的作物,土壤的肥力就会下降很多,因为同一种作物吸收的是同一类养分,长此以往,地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样,如果长时间持续同一项工作内容,就会产生疲劳,使活动能力下降。如果这时改变工作内容,就会产生新的优势兴奋灶,而原来的兴奋灶则得到抑制,这样人的脑力和体力就可以得到有交的调剂和放松。

这些时间管理的理论固然经典,更重要的却是我们需要去按照这些理论去做,去实践总结优化反思。

【转自网络】

 

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